Und dann zum nächsten Schritt im 6S Prinzip:
Seiton - jeden Gegenstand am richtigen Platz in einem einwandfreien Zustand aufbewahren
- Übersichtlichkeit durch Beschriftung
- Inhaltsverzeichnisse aktualisieren
- Ablagepläne erstellen (gleiche Struktur für Papier und PC)
- Zettelwirtschaft hat ein Ende
- Post it`s entsorgen und dafür ein Terminbuch anlegen (lenkt auch weniger ab von ihrer eigentlichen Arbeit)
- Sichtbücher für Daten, die Sie immer wieder benötigen, am PC befestigt
- Tischständer für schnell benötigte Infos
- Deckblätter mit Inhaltsangaben in und auf Mappen und Ordnern
- Posteingangskorb oder Prioritäten-Körbe: A, B, C
- Lesestapel minimieren
- Arbeiten Sie mit Wiedervorlagemappen oder Hängeregistern
- Zwischenablage laufende Projekte (nach dem Motto: was abgelegt ist, lenkt mich nicht ab)
- E-Mails organisieren
- Auch hier gilt Ordnung – die gleiche Struktur wie Ihre Papierordner und PC
- Auch E-Mails dürfen in den Papierkorb
- Fax und Kopierer – Kleine Gebrauchsanweisungen an den Geräten erspart Ihnen viel Zeit bei der Nutzung
- Nutzen Sie Büromaterial gemeinsam mit Kollegen
- Digitalkamera, Beamer und andere Geräte - Schreiben Sie kurze Gebrauchsanweisungen
- Ordnen und beschriften Sie den Kabelsalat von Geräten
- Strukturieren Sie Ihr Archiv, platzsparend und übersichtlich
- Gemeinsam genutzte Schränke und Räume – wer räumt auf, füllt nach… Legen Sie Spielregeln fest
- Entwerfen Sie Checklisten und Formulare - für wiederkehrende Aufgaben, Projekte
- Verschiedene Signaturen bei E-Mails
- Systematisieren Sie Ihren Zeitschriftenumlauf und Zeitschriften abbestellen
- Thema Kaffeeküche: Spielregeln festlegen – wer ist wann an der Reihe mit was…
- Gibt es einen Verbandskasten und wie sieht der Inhalt aus (Ablaufdatum)?
- Verabschieden Sie die neuen Standards gemeinsam
- Haben Sie Spaß bei der Umsetzung!
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