Kaizen – Kleine und stetige Verbesserungen im Office
Kaizen – Sie haben schon einmal davon gehört? In der Produktion in Ihrer Firma, oder dass Kaizen-Methoden jetzt auch im Büro Einzug halten?
Sie denken jetzt: Nicht schon wieder eine Neuerung, eine Innovation, die dann im Sande verläuft. Das soll mir in meinem Arbeitsalltag helfen?
Ja durch immerwährende kleine Veränderungen verbessern Sie Ihre Prozesse, optimieren Sie Ihre tägliche Arbeit, sparen Sie Zeit – auch in dieser aktuellen Lage im Home Office.
Kaizen bedeutet ständige Verbesserung (改 kai, „Veränderung“ und 善 zen, „gut“, zum Besseren). In Japan versteht man darunter eine positive Lebenseinstellung mit dem ständigen Streben nach Optimierung.
Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit dem ersten Schritt.
Laotse, chin. Philosoph
Am Anfang jeder Veränderung steht eine Beobachtung zwischen einer Vorstellung, wie es sein soll und dessen, was ist. Dies ist die Keimzelle jeder Veränderung, sei es von außen angestoßen oder aus eigenem inneren Antrieb. Generell muss ich offen für Veränderungen sein und in das „neue“ Boot einsteigen und aktiv mit rudern. Manchmal muss ich in Kontakt mit anderen gehen, Informationen einholen, Ideen mit anderen teilen oder Maßnahmen kommunizieren. Wenn ich all das getan habe, lasse ich alle meine Maßnahmen nochmals vor dem inneren Auge abspielen – Was war gut, was lerne ich daraus, was kann noch verändert werden?
Wichtig ist also:
- Eine Idee, wie es sein soll
- Offen für Veränderungsprozess
- Ihr konkretes Ziel
- Der Ist-Zustand
- Information und Kommunikation
- Veränderungen angehen
- Reflexion
Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsprozesse zu Hause
Diese Fragen sollen Ihnen dabei helfen, um ihre Prozesse zu analysieren:
- Was brauche ich täglich, um effektiv und effizient arbeiten zu können?
- Wozu brauche ich…
- Was stört mich an meinem Arbeitsplatz zu Hause und wie kann ich das abstellen, verändern?
- Was hindert mich daran, ohne Unterbrechungen zu arbeiten?
- Wie oft muss ich meinen Platz verlassen um benötigte Informationen zu bekommen?
- Wie kann ich Ordnung auf meinem „provisorischen“ Arbeitsplatz schaffen und halten?
- Welche Informationen erhalte ich nicht, gebe ich nicht?
- Wie funktioniert die Kontrolle delegierter Aufgaben?
- Warum dauern Besprechungen online so lange?
- Welche Abläufe und Prozesse habe ich?
- Wie sieht die Beschriftung auf Ihren Ordnern aus?
- Gibt es Ablagepläne auf dem PC?
- Wie kann die Kommunikation reibungsloser verlaufen?
- Welche Schnittstellen habe ich?
- Wie kann ich die Zusammenarbeit online, per Mail, Whatts App verbessern?
- Wie kann ich meine Zeit sinnvoll nutzen als sie zu verschwenden?
- Wie lange dauert das Bearbeiten Ihrer täglichen Mails?
Zu viele Fragen auf einmal – machen Sie es mit der Salamitaktik – scheibchenweise und mit der Idee hinter Kaizen – jeden Tag eine kleine Verbesserung.
Viel Freude beim Umsetzen wünscht Ihnen FGU Vorstandmitglied Manuela Grande-Lübker