Das wohl bekannteste Kaizen-Werkzeug in Bezug auf Büroorganisation sind die 5S/6S Bewegungen. Nehmen Sie dieses auf in Ihren persönlichen „Werkzeugkasten“. Viele der Punkte können Sie auch im Home Office umsetzen.
Seiri - Seiton - Seiso - Seiketsu - Shitsuke - Shûkan
Bevor Sie starten…
Hier eine Vorgehensweise, die im Projekt-, Zeit- oder Selbstmanagement zu finden ist, um Aufgaben erfolgreich umzusetzen.
- Setzen Sie sich Ihr persönliches Ziel, konkret, klar, kurz, prägnant und positiv formuliert
- Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
- Planen Sie die einzelnen Schritte
- Setzen Sie Ihre Aufgaben um
- Kontrollieren Sie das Ergebnis. Ergeben sich daraus wieder kleine Veränderungen?
Seiri - Ordnung schaffen, trenne das Notwendige vom nicht Notwendigen und entferne alles nicht Notwendige
Beginnen Sie damit auf, im Inneren und in der Umgebung Ihres Schreibtischs Ordnung zu machen. Mögliche Maßnahmen sind hier:
- Machen Sie Fotos von Ihrem Arbeitsplatz (vor- und nachher)
- Sortieren Sie systematisch aus (mit verschiedenen Kartons – entsorgen, verschenken, verkaufen, zurückgeben…)
- Blick auf Ihren Schreibtisch: was kann weg, was darf bleiben?
- Wie viele Stifte oder ähnliches werden tatsächlich benutzt, welche sind schreibtüchtig
- Welche auf dem Schreibtisch befindlichen Unterlagen, Körbchen, Ablagefächer, Mappen werden wirklich dort benötigt?
- Haben Sie schon mal Unterlagen gefunden, die Ihnen nicht gehören?
- Wegwerfen auf Probe (Karton beschriften mit Inhalt und Datum und ins Archiv stellen)
- Platzgewinnung in Schränken, müssen Ordner neu sortiert werden?
- Stehen bei Ihnen Ordner in Schränken, die keiner braucht?
- Stehen in Ihrem Büro Kartons mit undefiniertem Inhalt?
- Wie sieht die Beschriftung von Ordnern aus?
- Wo liegen Zeitschriften, Bücher, Telefonbücher, die keiner braucht?
- Verbessern Sie die Müllentsorgung
- Stolpern Sie über Kabel?
- Arbeitsplatz säubern
- Machen Sie täglich zwischendurch Ordnung an ihrem Arbeitsplatz
- Wie sieht der Bürokühlschrank aus?
- Umsetzung: Arbeiten Sie mit to do Listen – was gehe ich wann, wie an? Was ist das Ziel?
Das war schon ganz viel Arbeit… Belohnen Sie sich zwischendurch! Seien Sie stolz auf Ihre Fortschritte und feiern Sie mit anderen, das geht auch am Telefon…
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