Check 1: Wollen Sie wirklich delegieren?
Mal ehrlich...trauen Sie Ihren Mitarbeitern das zu oder vertrauen Sie nur sich selbst? Jeder kennt die Situation, dass man eigentlich gerne etwas delegieren möchte, aber dann kommen die Zweifel:
Kann mein Mitarbeiter das auch?
Wird das Ergebnis so sein, wie ich es mir wünsche?
Wird es auch rechtzeitig erledigt werden?
Was bringt es mir, wenn ich dauernd kontrollieren oder jemanden erst einarbeiten muss? Dann mache ich es doch gleich selber.
Werden Sie sich klar, ob Sie sich vielleicht bislang selbst im Weg gestanden haben und mit den Tipps zu den nächsten beiden Punkten können Sie dies einfach ändern.
Check 2: Was genau wollen Sie delegieren?
Am besten formulieren Sie zuerst:
Wie lautet die Aufgabe? Was ist das Ziel der Aufgabe? Was soll erreicht werden? Gibt es Unterschritte/Meilensteine auf dem Weg zum Ziel? Wie können die Meilensteine und das Erreichen des Ziels gemessen werden? Wie ist der realistische zeitliche Rahmen für die Aufgabe oder die Meilensteine? Gibt es Abbruchkriterien? Was darf auf keinen Fall passieren? Die Formel für Zielformulierung ist SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert).
Jetzt sind Sie bereit für die genaue Formulierung Ihres Auftrags!
Wollen Sie etwas delegieren, weil es Ihnen lästig ist, es selbst zu machen? Dies funktioniert nicht so gut außer es gibt jemanden, dem gerade diese Aufgabe besonders liegt.
Gute Delegationsgründe sind hingegen: Fordern und Fördern der Mitarbeiter sowie Entlastung aus dem operativen Bereich, um mehr strategisch arbeiten zu können.
Check 3: Wem können Sie delegieren?
Vorsicht, hier könnte eine versteckte Führungsaufgabe dahinter stecken, denn die Mitarbeiter*innen sind nicht alle gleich!
Hier kommt die Hilfe:
- Machen Sie sich eine kleine Matrix: Die x-Achse ist der Level der Fähigkeit und die y-Achse der Level der Motivation, jeweils von 0 bis 100%
- Markieren Sie jeweils die 50% auf beiden Achsen mit einem vertikalen bzw. horizontalen Strich
- Tragen Sie nun alle Mitarbeiter*innen in die Matrix ein mit Ihrer Einschätzung für die jeweilige Fähigkeit und die Motivation bezogen auf die genaue Aufgabe, die Sie delegieren wollen.
Ist jemand dabei, der im rechten oberen Quadranten gelandet ist? Sie haben Glück, denn die jenigen, die für diese Aufgabe sowohl eine hohe Fähigkeit als auch hohe Motivation besitzen, sind perfekt für die Delegation. Sprechen Sie mit der Person, geben Sie die Aufgabe wie oben beschrieben weiter und sagen Sie auch, weshalb Sie diese Aufgabe delegieren wollen. Nun lassen Sie los und warten auf die Rückmeldung zur Erfüllung der Aufgabe.
Was machen Sie mit den anderen Mitarbeiter*innen? Natürlich können Sie auch denen Aufgaben übertragen, aber Sie müssen dort enger zusammenarbeiten entlang des Lösungsweges, entweder auf der Motivations- oder der Fähigkeitsebene. Eine schöne Führungsaufgabe, denn bei Erfolg haben Sie für die nächste Aufgabe, die Sie delegieren wollen, mehr Personen im rechten oberen Quadranten.
Noch Fragen? Dann kontaktieren Sie mich: Daniela Puzzovio